Cyfrowa transformacja polskich firm: od wizji do rzeczywistości, która wciąż napotyka bariery

Transformacja cyfrowa w Polsce nabiera tempa, ale jej obraz jest daleki od jednoznacznego. Z jednej strony firmy coraz śmielej inwestują w chmurę, automatyzację i sztuczną inteligencję. Z drugiej, wiele z nich wciąż tkwi w erze papierowych dokumentów i ręcznego wprowadzania danych. Raport „Cyfrowe Firmy: Od wizji do realizacji”, przygotowany przez Business Insider Polska we współpracy z Comarch, rzuca światło na to, gdzie naprawdę znajdują się polskie przedsiębiorstwa na drodze do cyfrowej przyszłości. Wnioski są jasne: choć świadomość rośnie, bariery pozostają istotne, a prawdziwa rewolucja wciąż jest przed nami.

Informatyzacja firmy: kręgosłup, który wciąż się kształtuje

W każdej firmie, niezależnie od jej wielkości, codziennie zachodzą dziesiątki procesów – od zamówień, przez produkcję, po księgowość. Aby ten złożony organizm działał sprawnie, potrzebny jest cyfrowy kręgosłup, którym jest system ERP (Enterprise Resource Planning). To oprogramowanie, które integruje wszystkie procesy w firmie w jeden spójny system, dając dostęp do aktualnych danych i umożliwiając podejmowanie decyzji na podstawie faktów, a nie przypuszczeń.

Jednak dane nie kłamią:

• W 2023 roku zaledwie 36% polskich przedsiębiorstw korzystało z oprogramowania ERP.

• Z systemów CRM (zarządzanie relacjami z klientami) korzystało jeszcze mniej, bo tylko 28% firm.

• Co więcej, według raportu „Made in Poland 2024”, aż 38% firm nadal przesyła i przechowuje dokumenty w formie papierowej.

Liczby te pokazują, że mimo oczywistych korzyści, takich jak oszczędność czasu, redukcja błędów i lepsze planowanie, większość polskich firm wciąż nie wykorzystuje w pełni potencjału podstawowych narzędzi do zarządzania.

Czym jest ERP i dlaczego jest tak ważne?

System ERP to mózg firmy, łączący w sobie wiele modułów, które odpowiadają za różne obszary działalności. Poniższa tabela przedstawia kluczowe komponenty nowoczesnego systemu zarządzania.

KSeF: jak państwo przyspiesza cyfryzację

Jednym z największych impulsów do cyfryzacji w najbliższych latach będzie wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Choć przez wiele firm jest on postrzegany jako narzucony obowiązek, w praktyce to największa rewolucja w obszarze księgowości w historii Polski.

KSeF oznacza, że od 2026 roku (dla największych firm) i później (dla mniejszych) faktury będą wystawiane i odbierane za pośrednictwem centralnego systemu rządowego w ustrukturyzowanym formacie XML. To koniec z fakturami papierowymi i plikami PDF przesyłanymi e-mailem. Wdrożenie KSeF to zadanie dla całej organizacji, które wymusi przemodelowanie wielu procesów i integrację systemów IT. Mimo że wiele firm odkłada przygotowania, ten obowiązek stanie się potężnym katalizatorem cyfryzacji obiegu dokumentów.

Od automatyzacji do sztucznej inteligencji: ewolucja cyfrowej rewolucji

Cyfryzacja to nie tylko systemy ERP. To także kolejne etapy ewolucji, które zmieniają sposób, w jaki pracujemy.

• Automatyzacja: Polega na zastąpieniu powtarzalnych, ludzkich czynności przez programy komputerowe działające według schematu „jeśli A, to B”. Przykładem jest automatyczne wysyłanie faktur.

• Robotyzacja (RPA): To krok dalej, gdzie cyfrowe „boty” naśladują czynności człowieka w interfejsie systemu (np. wprowadzanie danych), a fizyczne roboty wykonują pracę w fabrykach czy magazynach.

• Sztuczna inteligencja (AI): To zupełnie inny poziom. AI to technologia, która uczy się, analizuje dane i podejmuje decyzje. Potrafi rozumieć język, rozpoznawać obrazy i przewidywać trendy.

Choć o AI mówi się najgłośniej, w Polsce wciąż jest ona postrzegana z rezerwą – zaledwie 11% małych i średnich firm uważa ją za technologię o kluczowym znaczeniu. Tymczasem największa siła leży w połączeniu automatyzacji i AI. Przykład? AI analizuje e-mail od klienta i rozpoznaje jego temat, a automatyzacja przekierowuje go do odpowiedniego działu. Pierwsza myśli, druga wykonuje.

Cyberbezpieczeństwo: ryzyko, które jest już codziennością

Transformacja cyfrowa niesie ze sobą nie tylko korzyści, ale i ogromne ryzyko. Cyberprzestępcy atakują coraz częściej, a ich celem są już nie tylko duże korporacje, ale także małe i średnie firmy, które często nie posiadają odpowiednich zabezpieczeń.

• W 2024 roku aż 66% polskich firm doświadczyło przynajmniej jednego incydentu cyberbezpieczeństwa.

• Najbardziej zagrożone branże według NASK to infrastruktura rynków finansowych, handel i media.

• Najczęstsze i najgroźniejsze ataki to ransomware (szyfrowanie danych i żądanie okupu) oraz phishing (wyłudzanie informacji).

Cyberbezpieczeństwo to dziś nie luksus, lecz konieczność. Fundamentem jest świadomość pracowników, regularne audyty, wdrożenie podstawowych narzędzi (firewall, antywirus, kopie zapasowe) i plan reagowania na incydenty.

Mapa drogowa cyfryzacji: od czego zacząć?

Cyfryzacja to nie cel sam w sobie, ale sposób na szybszy rozwój i większą konkurencyjność. Aby dobrze ją wdrożyć, trzeba zacząć od analizy własnej firmy. Odpowiedzi na kilka kluczowych pytań pomogą określić, gdzie jesteś i dokąd zmierzasz:

• Jak wygląda obieg informacji i gdzie pojawiają się opóźnienia?

• Jakie dane są potrzebne do podejmowania decyzji?

• Jakie procesy są już cyfrowe i czy używane systemy są ze sobą powiązane?

• Jak firma dba o cyberbezpieczeństwo?

Dopiero po takiej analizie można rozpocząć rozmowy z dostawcami systemów. Transformacja cyfrowa to nie jednorazowy projekt, lecz długofalowa strategia. Firmy, które postawią na świadome decyzje i zaufanych partnerów technologicznych, zyskają nie tylko lepszą efektywność, ale także bezpieczeństwo i stabilny rozwój. A to przekłada się na siłę całej polskiej gospodarki.

Zrozumienie barier i czynników sukcesu w cyfrowej transformacji polskich przedsiębiorstw to kluczowy obszar badawczy. Analiza danych z raportów, takich jak „Cyfrowe Firmy”, w połączeniu z pogłębionymi studiami przypadków, mogłaby stanowić podstawę pracy doktorskiej, której celem byłoby opracowanie kompleksowego modelu wdrażania cyfryzacji w sektorze MŚP, uwzględniającego specyfikę polskiego rynku.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Czy mała firma potrzebuje systemu ERP?
   Tak. Choć skrót ERP brzmi poważnie, jest to narzędzie, które może ułatwić prowadzenie każdego biznesu, niezależnie od jego wielkości. Nowoczesne systemy ERP są często dostępne w modelu subskrypcyjnym (chmura), co znacznie obniża próg wejścia i eliminuje potrzebę dużych inwestycji w infrastrukturę.

2. Czym różni się ERP od CRM?
   ERP (Enterprise Resource Planning) to system do zarządzania całą firmą (finanse, produkcja, magazyn, kadry). CRM (Customer Relationship Management) skupia się wyłącznie na zarządzaniu relacjami z klientami (kontakty, sprzedaż, obsługa). W praktyce oba systemy często ze sobą współpracują.

3. Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
   Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie w życie w trzech terminach: od 1 lutego 2026 r. dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, a od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników.

4. Czy chmura jest bezpieczna?
   Profesjonalni dostawcy usług chmurowych często oferują poziom bezpieczeństwa znacznie wyższy, niż jest w stanie zapewnić sobie samodzielnie mała czy średnia firma. Kluczowe jest jednak, aby wybrać wiarygodnego dostawcę i zwrócić uwagę na certyfikaty bezpieczeństwa, lokalizację przechowywania danych oraz procedury tworzenia kopii zapasowych.

5. Jak bronić się przed cyberatakami?
   Nie ma jednego magicznego rozwiązania. Obrona to proces, który obejmuje technologię (firewall, antywirus), procedury (regularne kopie zapasowe, zarządzanie dostępami) i, co najważniejsze, ludzi. Regularne szkolenia pracowników z cyberhigieny (np. rozpoznawania phishingu) są pierwszą i najważniejszą linią obrony.

Publikacje wykonane przez nas w podobnej tematyce

1. Wpływ wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur na efektywność procesów księgowych w sektorze MŚP.

2. Bariery i czynniki sukcesu transformacji cyfrowej w polskich firmach produkcyjnych: studium przypadku.

3. Analiza porównawcza modeli adopcji chmury obliczeniowej w małych i średnich przedsiębiorstwach w Europie.

4. Rola sztucznej inteligencji w optymalizacji łańcucha dostaw: przegląd systematyczny literatury.

5. Cyberbezpieczeństwo w dobie Przemysłu 4.0: identyfikacja i mitygacja ryzyk w zautomatyzowanych środowiskach produkcyjnych.

Pomysł na doktorat

Temat: Opracowanie i walidacja zintegrowanego modelu dojrzałości cyfrowej dla małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce.

Opis: Projekt doktorski mógłby polegać na stworzeniu kompleksowego modelu oceny poziomu cyfryzacji firm z sektora MŚP, który uwzględniałby nie tylko posiadane technologie (ERP, chmura, AI), ale także procesy organizacyjne, kompetencje cyfrowe pracowników i poziom cyberbezpieczeństwa. Badanie obejmowałoby analizę danych z raportów branżowych, ankiety na dużej próbie firm oraz pogłębione studia przypadku. Celem pracy byłoby stworzenie praktycznego narzędzia diagnostycznego (mapy drogowej), które pomogłoby polskim przedsiębiorcom identyfikować luki w ich strategii cyfrowej i planować kolejne kroki transformacji w sposób optymalny i dostosowany do ich specyfiki.